4 Etika Menulis Email Profesional yang Penting Diperhatikan

Menulis email kepada rekan, bos, atau klien mungkin merupakan tugas Anda dalam keseharian. Namun belum tentu Anda sudah mengetahui bagaimana etika menulis email profesional yang tepat. Meski terdengar sepele, memperhatikan penggunaan kata, tanda baca, atau tata bahasa yang baik ketika menyurati kolega adalah tindakan yang perlu dilakukan. Dengan begitu, Anda bisa tampak lebih profesional dan dihormati. Inilah empat etika penting dalam menulis email terkait kerja yang perlu diperhatikan:

1. Sesuai dengan Subjek Email
Majalah Harvard Business Review (HBR) menyarankan bahwa hal pertama yang harus diperhatikan dalam menulis email profesional adalah subjek email. Sebaiknya subjek email dibuat ringkas namun cukup deskriptif. Demi menyita perhatian penerima, gunakan pula bahasa yang menarik.

Kemudian pastikan jenis huruf email Anda adalah Arial, Helvetica atau Verdana warna hitam. Huruf-huruf tersebut dianggap jelas dan mudah dibaca. HBR juga mengatakan bahwa tidak menggunakan lebih dari tiga jenis huruf dalam satu tulisan juga merupakan etika menulis email yang baik.

2. Aturan Penggunaan Emoticon
Banyak pegawai yang bingung apakah mereka bisa menggunakan emoticon ketika menulis email ke perusahaan, rekan, atasan, atau klien. Menurut HBR, hal tersebut diperbolehkan asalkan si penerima juga melakukan hal yang sama.

Selain emoticon, para pekerja juga sering menghindari adanya typo atau salah ketik ketika mengirim email penting. Namun HBR mengatakan jika kadang-kadang para manajer level atas kerap membiarkan typo dalam email mereka agar terlihat otentik dan tidak terlalu terstruktur. Namun jangan pula secara sengaja membiarkan typo terlalu parah sehingga menyalahi etika menulis email yang profesional.

3. Perhatikan Tata Bahasa
Tata bahasa bisa menunjukkan kepandaian seseorang. Untuk itu, banyak karyawan memastikan tata bahasa yang mereka gunakan tepat ketika menulis email kantor. Hal tersebut memang penting dilakukan agar pesan yang ingin disampaikan tidak salah. Untuk itu, disarankan agar para pegawai menulis email profesional yang singkat dan rapi. Susun pula kalimat-kalimat Anda ke dalam paragraf yang tidak terlalu panjang.

4. Baca Ulang
Agar Anda tidak menyalahi aturan menulis email kerja, baca lah ulang tulisan sebelum dikirim. Jika perlu, kirim tulisan tersebut kepada seorang rekan untuk diperiksa terlebih dahulu. HBR pun menyarankan agar Anda berbicara secara langsung atau melalui telepon jika memungkinkan. Dengan begitu pesan yang akan disampaikan akan lebih jelas, terlebih bila itu berhubungan dengan konflik atau berita buruk.